Postupanje za korisnike programa Erasmus+ i Europske snage solidarnosti u slučaju više sile u kontekstu izbijanja koronavirusa

Primjena instituta više sile – neophodni administrativni koraci

Viša sila pravni je institut opisan u Općim uvjetima Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za korisnike programa Erasmus+ i Europske snage solidarnosti.

(Stranka suočena s višom silom mora bez odlaganja dostaviti službenu obavijest drugoj stranci o prirodi, vjerojatnom trajanju i mogućim posljedicama više sile. Stranke moraju poduzeti potrebne mjere kako bi ograničile štetu zbog više sile. Moraju poduzeti sve što je u njihovoj moći kako bi što prije nastavile s provedbom aktivnosti. Ne smatra se da stranka suočena s višom silom krši svoje obveze iz Sporazuma ako je u ispunjavanju tih obveza sprječava viša sila.)

Informaciju o nastaloj izvanrednoj situaciji koja potencijalno spada pod višu silu javite putem elektroničke pošte svom projektnom savjetniku koji će Vas povratno izvijestiti o odluci Agencije o priznavanju više sile te o daljnjim uputama za postupanje.

1. Ako postoje troškovi nastali prije otkazane mobilnosti (npr. trošak aviokarte) ili tijekom prekinute mobilnosti (npr. unaprijed plaćeni najam stana) potrebno je zatražiti refundaciju. Molimo čuvajte svu korespondenciju o pokušaju ostvarivanja refundacije u projektnoj dokumentaciji! Takvu je korespondenciju potrebno imati u slučaju dodatnih provjera u fazi završnoga izvješća, no ne dostavlja se Agenciji unaprijed.
2. Nakon potvrde slučaja više sile od strane Agencije, uputite Agenciji službeno očitovanje u obliku izjave o razlozima prekida mobilnosti, kao i svu popratnu dokumentaciju (računi, dokazi plaćanja, dokaz o pokušaju refundacije nastalog troška).
3. Ako ste sklopili ugovor sa sudionikom mobilnosti, napravite raskid ugovora sa sudionikom zbog više sile.
4. Ako je mobilnost djelomično održana, u alatu Mobility Tool+ ažurirajte trajanje prema datumima u Statement of Host Organisation. U slučaju da mobilnost nije održana, unesite trajanje od jednog dana. U oba slučaja upišite YES u polje ”Force Majeure?” te navedite razlog više sile u polje ”Force Majeure Explanations”.
5. Prilikom predaje završnog izvješća dostavite sve račune nastale za otkazane ili prekinute mobilnosti radi više sile za koje niste mogli ostvariti refundaciju. Ako na samom računu nije navedena potvrda o plaćanju, molimo dostaviti dodatno potvrdu o plaćanju u obliku izvoda. Također obvezno je dostaviti i službenu izjavu o nemogućnosti refundacije troškova ovjerenu od strane zakonskog predstavnika vaše ustanove (dovoljna je jedna izjava po projektu u kojoj će biti navedeni svi slučajevi više sile za koje nije bilo moguće ostvariti refundaciju troška od strane dobavljača).
6. Svaki slučaj više sile razmatrat će se pojedinačno.
    

   Upute o postupanju prijave i evidencije mobilnosti s višom silom:

   • Odgoj i opće obrazovanje (KA101 i KA219, KA229)
   • Strukovno obrazovanje i osposobljavanje (KA102 i KA116)
   • Visoko obrazovanje (KA103 i KA107)
   • Obrazovanje odraslih (KA104)
   • Razmjene mladih i mobilnosti osoblja koja rade s mladima (KA105); Europska voloterska služba (KA125)
   • Podrška reformi politika, kroz projekte  Dijaloga s mladima (KA347)
   • Europske snage solidarnosti

   
   Upute za unos mobilnosti tretiranih kao viša sila u alatu Mobility Tool+

   Molimo slijedite upute Europske komisije pri unosu mobilnosti tretiranih kao viša sila u alatu Mobility Tool+:

   Erasmus+ KA1 i KA3

   Otkazane mobilnosti:

   • Unesite podatke o sudioniku i mobilnosti;
   • označite polje ”Force Majeure?” kvačicom te obvezno navedite razlog više sile u polje ”Force Majeure Explanations”;
   • Unesite isti datum u „Start Date“ i „End Date“ => Trajanje = 1 dan;
   • aktiviranjem polja ”Force Majeure?” omogućen je unos stvarnog troška u polja izračuna troškova puta i individualne potpore.

   Napomena: mobilnosti označene višom silom s istim datumom početka i kraja biti će isključene iz prikaza statističkih podataka.

   Prekinute mobilnosti / raniji povratak:

   • Unesite podatke o sudioniku i mobilnosti;
   • označite polje ”Force Majeure?” kvačicom te obvezno navedite razlog više sile u polje ”Force Majeure Explanations”;
   • ako je mobilnost djelomično održana, u alatu Mobility Tool+ ažurirajte trajanje prema datumima iz izjave o sudjelovanju;
   • aktiviranjem polja ”Force Majeure?” omogućen je unos stvarnog troška u polja izračuna troškova puta i individualne potpore.

   Detaljno pojašnjenje s prikazanim snimkama zaslona na linku: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewpage.action?pageId=194407954

   Erasmus+ KA2

   Viša sila može se primijeniti u sljedećim budžetnim stavkama:

   • Transnacionalni projektni sastanci
   • Intelektualni rezultati
   • Događanja s multiplicirajućim učinkom

    

   • • aktiviranjem polja ”Force Majeure?” omogućen je unos stvarnog troška u polje „Total Grant“  (Trenutno još nije moguće. Biti će omogućeno uskoro u ažuriranoj verziji alata).

    

   • Aktivnosti učenja, podučavanja i osposobljavanja
     • Molimo slijedite upute za evidenciju KA1 mobilnosti opisane u tekstu pod Erasmus+ KA1 i KA3.

    

   Više na linku:  https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewpage.action?pageId=465571466

    

   Europske snage solidarnosti:

   Detaljno pojašnjenje s prikazanim snimkama zaslona na linku: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewpage.action?pageId=397056540#ESCMT+AddParticipation-%22Forcemajeure%22drop-down.Force

   Za gore navedene budžetne stavke označite aktivnosti/detalje polja ”Force Majeure?”

Više informacija možete pronaći na: www.mobilnost.hr