Postupanje za korisnike programa Erasmus+ i Europske snage solidarnosti u slučaju više sile u kontekstu izbijanja koronavirusa
Primjena instituta više sile – neophodni administrativni koraci
Viša sila pravni je institut opisan u Općim uvjetima Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za korisnike programa Erasmus+ i Europske snage solidarnosti.
(Stranka suočena s višom silom mora bez odlaganja dostaviti službenu obavijest drugoj stranci o prirodi, vjerojatnom trajanju i mogućim posljedicama više sile. Stranke moraju poduzeti potrebne mjere kako bi ograničile štetu zbog više sile. Moraju poduzeti sve što je u njihovoj moći kako bi što prije nastavile s provedbom aktivnosti. Ne smatra se da stranka suočena s višom silom krši svoje obveze iz Sporazuma ako je u ispunjavanju tih obveza sprječava viša sila.)
Informaciju o nastaloj izvanrednoj situaciji koja potencijalno spada pod višu silu javite putem elektroničke pošte svom projektnom savjetniku koji će Vas povratno izvijestiti o odluci Agencije o priznavanju više sile te o daljnjim uputama za postupanje.
- Ako postoje troškovi nastali prije otkazane mobilnosti (npr. trošak aviokarte) ili tijekom prekinute mobilnosti (npr. unaprijed plaćeni najam stana) potrebno je zatražiti refundaciju. Molimo čuvajte svu korespondenciju o pokušaju ostvarivanja refundacije u projektnoj dokumentaciji! Takvu je korespondenciju potrebno imati u slučaju dodatnih provjera u fazi završnoga izvješća, no ne dostavlja se Agenciji unaprijed.
- Nakon potvrde slučaja više sile od strane Agencije, uputite Agenciji službeno očitovanje u obliku izjave o razlozima prekida mobilnosti, kao i svu popratnu dokumentaciju (računi, dokazi plaćanja, dokaz o pokušaju refundacije nastalog troška).
- Ako ste sklopili ugovor sa sudionikom mobilnosti, napravite raskid ugovora sa sudionikom zbog više sile.
- Ako je mobilnost djelomično održana, u alatu Mobility Tool+ ažurirajte trajanje prema datumima u Statement of Host Organisation. U slučaju da mobilnost nije održana, unesite trajanje od jednog dana. U oba slučaja upišite YES u polje ”Force Majeure?” te navedite razlog više sile u polje ”Force Majeure Explanations”.
- Prilikom predaje završnog izvješća dostavite sve račune nastale za otkazane ili prekinute mobilnosti radi više sile za koje niste mogli ostvariti refundaciju. Ako na samom računu nije navedena potvrda o plaćanju, molimo dostaviti dodatno potvrdu o plaćanju u obliku izvoda. Također obvezno je dostaviti i službenu izjavu o nemogućnosti refundacije troškova ovjerenu od strane zakonskog predstavnika vaše ustanove (dovoljna je jedna izjava po projektu u kojoj će biti navedeni svi slučajevi više sile za koje nije bilo moguće ostvariti refundaciju troška od strane dobavljača).
- Svaki slučaj više sile razmatrat će se pojedinačno.
Upute o postupanju prijave i evidencije mobilnosti s višom silom:
- Odgoj i opće obrazovanje (KA101 i KA219, KA229)
- Strukovno obrazovanje i osposobljavanje (KA102 i KA116)
- Visoko obrazovanje (KA103 i KA107)
- Obrazovanje odraslih (KA104)
- Razmjene mladih i mobilnosti osoblja koja rade s mladima (KA105); Europska voloterska služba (KA125)
- Podrška reformi politika, kroz projekte Dijaloga s mladima (KA347)
- Europske snage solidarnosti
Upute za unos mobilnosti tretiranih kao viša sila u alatu Mobility Tool+Molimo slijedite upute Europske komisije pri unosu mobilnosti tretiranih kao viša sila u alatu Mobility Tool+:
Erasmus+ KA1 i KA3
Otkazane mobilnosti:
- Unesite podatke o sudioniku i mobilnosti;
- označite polje ”Force Majeure?” kvačicom te obvezno navedite razlog više sile u polje ”Force Majeure Explanations”;
- Unesite isti datum u „Start Date“ i „End Date“ => Trajanje = 1 dan;
- aktiviranjem polja ”Force Majeure?” omogućen je unos stvarnog troška u polja izračuna troškova puta i individualne potpore.
Napomena: mobilnosti označene višom silom s istim datumom početka i kraja biti će isključene iz prikaza statističkih podataka.
Prekinute mobilnosti / raniji povratak:
- Unesite podatke o sudioniku i mobilnosti;
- označite polje ”Force Majeure?” kvačicom te obvezno navedite razlog više sile u polje ”Force Majeure Explanations”;
- ako je mobilnost djelomično održana, u alatu Mobility Tool+ ažurirajte trajanje prema datumima iz izjave o sudjelovanju;
- aktiviranjem polja ”Force Majeure?” omogućen je unos stvarnog troška u polja izračuna troškova puta i individualne potpore.
Detaljno pojašnjenje s prikazanim snimkama zaslona na linku: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewpage.action?pageId=194407954
Erasmus+ KA2
Viša sila može se primijeniti u sljedećim budžetnim stavkama:
- Transnacionalni projektni sastanci
- Intelektualni rezultati
- Događanja s multiplicirajućim učinkom
-
- aktiviranjem polja ”Force Majeure?” omogućen je unos stvarnog troška u polje „Total Grant“ (Trenutno još nije moguće. Biti će omogućeno uskoro u ažuriranoj verziji alata).
- Aktivnosti učenja, podučavanja i osposobljavanja
- Molimo slijedite upute za evidenciju KA1 mobilnosti opisane u tekstu pod Erasmus+ KA1 i KA3.
Više na linku: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewpage.action?pageId=465571466
Europske snage solidarnosti:
Detaljno pojašnjenje s prikazanim snimkama zaslona na linku: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewpage.action?pageId=397056540#ESCMT+AddParticipation-%22Forcemajeure%22drop-down.Force
Za gore navedene budžetne stavke označite aktivnosti/detalje polja ”Force Majeure?”
Više informacija možete pronaći na: www.mobilnost.hr
Odgovori